Vil du investere 2 milliarder er det en god idé at starte med et sikkert fundament. Dette fundament er tillid

 

Urban Media Space er et eksempel på en proceskonsultation der skal skabe kendskab og tillid.

Hvem er parterne?

Århus Kommune har som bygherre på Urban Media Space købt arkitektfirmaet Smidt, Hammer, Lassen ind som totalrådgivere. NCC har som entreprenører vundet en del af udbuddet og har yderligere købt Alectias ingenører ind på opgaven

Hvad er problemstillingen?

Urban Media Space et et projekt til små to milliarder – altså et kæmpe stort projekt i dansk målestok. De forskellige parter har meget på spil og forskellige økonomiske interesser – de kan vinde eller tabe penge afhængigt af, hvor gode de er til at ramme targetsummen (de afsatte midler til projektet).

Der skal træffes tusinder af valg undervejs og koordineres tusinder af detaljer. Bygherre, arkitekter, entreprenører har forskellige faglige præmisser for deres valg, og der er eksempler i branchen på byggerier, hvor samarbejder går i stykker til skade for selve projektet.

Meget kan give anledning til knas i samarbejdet:

· Forskellige præmisser for parternes valg

· Forskellige økonomiske interesser

· Forskellige succeskriterier (projektets, parternes firmaer internt, de personlige….)

· Fordomme om hinandens fag: ”Købmænd er der kun for at tjene penge”, ”bankdirektører vil have så meget ud af de andre parter som muligt”, ”de kreative er uden jordforbindelse og uden bygbare tegninger”

· Stolthed, der står i vejen for at indrømme fejl eller stille ”dumme” spørgsmål, der måske kunne vise sig at være særdeles gode, fordi de skaber opmærksomhed på ting, der ellers var blevet overset

· De strukturer, der er omkring kontrakterne – støtter kontrakterne det fælles projekt, eller støtter de parternes egennytte?

Hvordan tackles udfordringerne?

Da totalrådgiveren er opmærksom på ovenstående, ligger der som opstart på denne fase af projektet en workshop, der skal udmønte sig i en hensigtserklæring for samarbejdet. Workshoppen skal bringe kendskab og tillid mellem de forskellige parter, så det senere bliver nemt at gå lige til sagen og mindske risikoen for misforståelser.

For at kunne afholde denne workshop på “neutral grund”, kalder totalrådgiveren to proceskonsulenter ind som en tredje part, der skal styre processen, skabe trygge rammer og samtidig stille de ”frække” spørgsmål.

Hvad sker der på en “partnering workshop”?

Deltagerne i workshoppen bliver i starten af dagen blandet og får en interviewguide, som de bruger to og to sammen med en person, de ikke kender. Bagefter præsenterer de sig selv i plenum og siger lidt om, hvorfor de sidder i den stilling, de gør, hvad de håber at kunne bidrage med i projektet, og hvilke faglige værdier de har, som andre kunne komme til at træde på.

Projektet bliver dernæst præsenteret af bygherre og arkitekter, for at få skabt en fælles referenceramme. Så går de tre parter i deres egen gruppe og taler om, hvilke mål og succeskriterier de sætter højest; en proces der følges op i plenum, hvor de enkelte grupper præsenterer deres bud og alle skal samarbejde om at koge de mange bud ned til kun fire fælles mål.

Eftermiddagen går med at undersøge erfaringer med samarbejde, tillid og konflikter fra andre partneringprocesser, for at finde en række fælles spilleregler, der arbejdes ind i en hensigtserklæring.

Dagen efter præsenteres organisationsplanen og grupperne arbejder med projektets særlige udfordringer. Hensigtserklæringen om spilleregler for samarbejde underskrives af alle, og der aftales hvordan opfølgningen skal ske.

Hvad er resultatet?

· Parterne er blevet præsenteret for hinanden og ved nu noget om hinandens faglige identiteter, værdier og erfaringer med samarbejde.

· Parterne har udarbejdet en hensigtserklæring og aftalt, hvordan den bruges som procesredskab i projektet.

Måske bliver hensigterklæringen brugt fremover i processen til at måle, om samarbejdet forløber, som alle ønsker det – måske bliver den ikke brugt, og har workshoppen så været spildt? Parterne har et kendskab til hinanden, de ikke havde forinden – de har på kort tid lært hinanden at kende og fået markeret deres kanter og talt om deres intentioner i projektet.

Proceskonsulenterne har skabt et rum, der har gjort dette muligt på kort tid, ved at spørge ind til centrale områder for samarbejde, blive lidt i det der kan blive besværligt og kvalificere folks udsagn ved at gøre dem relevante.

Hvis der er større problemstillinger, der skal afdækkes inden opstarten af en partnering proces, kan der benyttes en interessentanalyse for at skabe det bedste beslutningsgrundlag.

Læs mere om det nye multimediehus i Århus.